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La méthode Pomodoro, pour une organisation écologique de son temps

Le principe de la méthode Pomodoro

Le principe de la méthode Pomodoro est simplissime : alterner des sessions de travail courtes mais intenses et concentrées, avec des pauses régénérantes.

La technique a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 et vise à t’aider à mieux t’organiser au quotidien et à avancer avec plus d’efficacité et de sérénité sur tes projets.

La méthode étape par étape

1. Je définis au préalable une ou plusieurs tâches que je souhaite accomplir pendant ma session Pomodoro

Plusieurs options : définir des tâches faisables en 25 minutes, ou en plusieurs fois 25 minutes, mais sur un maximum de 2h. Ce peut aussi être un batch de tâche rassemblées sur 25 minutes.

Par exemple : remplir le reporting hebdomadaire (en 25 minutes), répondre à 3 mails (en 25 minutes), terminer l’article en cours (en 3 fois 25 minutes)

2. Je mets un timer pour 25 minutes et je travaille sur la première tâche fixée sans m’interrompre.

C’est ce qu’on appelle un “pomodoro” (“tomate” en italien, d’après la forme du minuteur de cuisine utilisé par l’inventeur -italien- de la méthode).

Si je suis distrait.e ou interrompu.e pendant mon pomodoro, je note sur une feuille ou un carnet ce qui me traverse l’esprit ou ce que j’ai besoin de faire et je reprends ma tâche.

3. Lorsque le timer sonne, je prends une pause de 5 minutes.

4. Au bout de 5 minutes, j’enchaîne sur un autre pomodoro, pendant lequel je continue la tâche entamée au pomodoro précédent ou je démarre une nouvelle tâche, suivi d’une nouvelle pause

5. Et ainsi de suite. Au bout de 3 ou 4 pomodori, je prends une pause plus longue, de 15 à 30 minutes

Une session de 4 pomodori s’étale sur 2h30, pause finale inclue. On peut en programmer plusieurs sur une journée.

Quelques conseils pour une utilisation optimale

Programmer une minuterie qui enchaîne les séquences Pomodoro-Pause-Pomodoro

C’est cela qui va sonner le cadencement, au lieu de regarder l’heure pour surveiller soi-même la durée. Attention, si tu utilises ton téléphone comme minuteur, il y a un réel danger de te faire distraire à chaque fois que tu vas le prendre en main pour lancer une durée.

Si tu n’utilises pas un minuteur basique comme celui qui a donné le nom à la technique, nous te recommandons vivement une minuterie en ligne comme Pomodoro Tracker

Faire des pauses courtes

5 à 10 minutes suffisent pour se dégourdir les jambes, se refaire une boisson chaude, vérifier d’un œil ses éventuels messages urgents et se remettre au travail. Il est donc important de régler le minuteur pour les pauses aussi.

Il vaut mieux une pause de 5 minutes toutes les 20 minutes, que 1 heure d’Instagram toutes les 2 heures.

Pour glaner quelques idées de pauses régénérantes : 16 idées pour une pause active et déconnectée au travail

Noter ton temps de travail

Garde un petit bloc-notes à portée de main pour noter l’heure de début et de fin de chaque session, et compte le temps que tu passes à travailler réellement. Le simple fait de noter aide à savoir combien de temps les tâches prennent réellement et à quels moments ton énergie est naturellement la plus efficiente.

On constate généralement que la quantité de travail réel, concentré et intensif dans une journée de travail de sept heures totalise environ trois heures à trois heures et demie. L’idée que le travail intellectuel ou créatif doit être effectué huit, dix ou même douze heures par jour est très irréaliste et pas soutenable.

Tester, apprendre, et adapter

La méthode Pomodoro n’est pas rigide.

Tu peux ajuster la durée d’un Pomodoro, les temps de pause, le nombre de Pomodori dans une session complète.

Néanmoins, je te conseille de rester dans un premier temps sur le modèle 25-5 x 3 ou 4 suivi d’une longue pause, puis d’observer ce qui se passe et ensuite d’ajuster en fonction.

Que ressens-tu ?

Une concentration accrue ? Du plaisir ? De la satisfaction ? L’envie de procrastiner ? De faire autre chose ? De la résistance ?

Au bout de combien de temps ressens-tu que tu es bien lancé.e, que tu as passé la phase initiale d’effort ?

Est-ce que cela diffère en fonction du type de tâches ?

Par exemple :

Est-ce qu’au bout de 25 minutes, tu as systématiquement envie de continuer 5 ou 10 minutes de plus ? Dans ce cas, essaie des Pomodori de 30 minutes, puis 35 minutes.

Est-ce que, au contraire, tu vois bien qu’à partir de 15 minutes, sur certaines tâches, tu commences à vraiment lutter pour ne pas faire autre chose ? Dans ce cas, raccourci la durée d’un Pomodoro. Tu peux adapter la durée selon les tâches.

Est-ce qu’au bout du 3e Pomodoro, tu commences vraiment à fatiguer et tu sens que ta concentration fait un plongeon ? Dans ce cas, inutile d’en enchaîner 4.

Est-ce que tu aimerais en faire 3 ou 4 mais l’organisation de tes journées fait qu’il est très difficile de préserver 2h ou 2h30 d’affilée sans interruption ? Dans ce cas-là, table sur des sessions de 2 Pomodori.

Etc.

Ce qui compte, c’est de garder le principe :  une sessions concentrée où tu ne fais rien d’autre, puis une pause.

Attention aussi à ne pas enchaîner des Pomodori trop long, même si tu as l’impression de pouvoir te concentrer pendant 1h avant de faire une pause. Notre capacité d’attention est de concentration est limitée.  

Et je suis lancé·e à fond quand l’alarme sonne ?

J’aurais tendance à dire de l’ignorer et de rester sur ta lancée. Après tout, un des objectifs principaux de la méthode Pomodoro est de parvenir à bosser en mode concentré sur une seule tâche à la fois donc si c’est exactement ce que tu es en train de faire, pourquoi t’en priver ?

Néanmoins, vigilance : le principe est aussi d’entrecouper les sessions par des pauses pour pouvoir préserver son énergie. Si tu pousses jusqu’à 1h, 1h30 de travail parce que tu es à fond mais qu’après, tu n’as plus de jus pour poursuivre, c’est peut être dommage.

C’est donc à toi de trouver le bon équilibre, en expérimentant, justement, et en observant ce qu’il se passe

Cette technique permet de résister plus facilement aux interruptions et distractions, puisqu’elle exige un temps relativement court de concentration pleine.

Comment éviter les interruptions pendant mes Pomodori ?

Tout l’intérêt d’un Pomodoro, c’est d’être pleinement concentré.e sur une tâche à la fois et de ne faire (vraiment) rien d’autre que travailler sur la tâche determinée.

Pas un sms, pas un email, pas de coup de téléphone ou de discussion impromptue, tu ne vas pas non plus te chercher un café, ni aux toilettes.

Il est donc essentiel de te protéger des interruptions potentielles.

Lorsque le minuteur est en marche pour 1 pomodoro, l’idée est

Quelques astuces :

  • Bloquer dans ton agenda tes sessions Pomodori.
  • Avoir un signal visible sur ton bureau pour ne pas être dérangé.e.
  • Te mettre hors ligne sur les applications de messageries instantanées de ton entreprise
  • Couper les notifications, voire, mieux, éteindre le téléphone
  • Fermer tous les onglets dont tu n’as pas besoin pour la tâche en cours

A lire aussi : Déconnexion : 8 conseils pour protéger son attention au travail

Les avantages de la méthode Pomodoro

La technique Pomodoro présente de nombreux avantages.

Avancer sur ses projets avec régularité et persistance

La technique Pomodoro t’aide à avancer avec régularité dans ton projet. Si tu as besoin de travailler sur un projet sur lequel tu as peu de temps par exemple, tu peux avancer un Pomodoro par jour, lentement mais sûrement.

Les sessions sont suffisamment courtes pour maintenir ton attention et ne pas te décourager, et la perspective de la pause augmente les probabilités de finir ta tâche.

On a plus de chance de faire quelque chose si on l’associe à une tâche qu’on fait avec plus de facilité (parce que plus plaisante, intégrée à notre routine, etc) - Principe de Premack

Par ailleurs, cela permet aussi de mettre une pression temps positive sur une tâche, ce qui t’aide aussi à la terminer. En effet, le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible de sorte que plus on a de temps pour faire une chose, plus on met de temps à le faire (Loi de Parkinson). La technique Pomodoro permet de se fixer une échéance motivantes.

Rempart contre le multitasking

Le principe étant de rester concentré.e sur une tâche à la fois, la méthode Pomodoro permet, assez logiquement, d’éviter l’habitude du multitasking, qui nuit non seulement à l’efficacité, mais qui est aussi une source de fatigue mentale et de frustration.

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. - Loi de Carlson

A lire aussi : Le mythe du multitasking (et ses effets délétères)

A la rescousse des procrastinateurs

Pour toutes les personnes qui bataillent contre la procrastination, la méthode Pomodoro peut être un coup de pouce fort utile.

D’abord, parce que cette technique peut t’aider à commencer une tâche que tu repousses, en ne t’engageant à travailler dessus que pour un temps court (or, la difficulté à s’y mettre est caractéristique de la procrastination). L’engagement étant plus faible, avec pause à la clé, cela diminue la résistance.

A lire aussi : La Boîte à outils anti-procrastination

Prendre soin de ton énergie et de ton bien-être

Il est illusoire de penser qu’on peut être productif et efficace 8h par jour de façon constante et prévisible.

Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. - Loi d'Illich

On estime à 45 minutes le temps moyen pour commencer à vraiment baisser en efficacité. Ensuite, on commence à fatiguer, à faire des erreurs, à avoir plus de mal à se concentrer, à être moins créatif…

On a besoin de pause, de temps de respiration…que l’on a parfois du mal à s’accorder. Résultat : on ne recharge pas correctement les batteries, mais on risque d’alimenter la procrastination puisqu’on finit quand même par fatiguer, et c’est là qu’on se retrouve à se distraire, à papillonner…

La technique Pomodoro aide à s’accorder ces temps de repos salutaires en prenant en compte les limites de notre attention.

En les intégrant systématiquement à notre emploi du temps, cela aide aussi à en mesurer le bénéfice et la nécessité si on est du genre à ne pas s’autoriser les pauses régénérantes.

Planifier plus justement

Un des défis de l’organisation de son temps, c’est d’estimer correctement le temps que nous prenne les choses. On a tendance à être un peu trop optimiste.

Résultat : on se met en situation d’échec puisqu’on se retrouve systématiquement à passer plus de temps que prévu sur nos tâches et donc à être en retard sur ses objectifs.

La technique Pomodoro nous offre de la matière pour calibrer plus justement chacune de nos tâches. Avec le temps, on saura mieux ce qu’on est capable de faire en 25mn, en 1h, en 2h, pour chaque type de tâches.

On évite les attentes irréalistes, et la frustration qui va avec.

Cela signifie qu’il faut accepter un temps d’essais et d’erreurs lorsqu’on commence à tester la méthode, puisqu’il est fort probable qu’au début, on ait du mal à estimer correctement ce qu’on pourra accomplir en 25 minutes.

Clarifier ses objectifs

La méthode Pomodoro implique d’établir précisément les tâches à faire au cours de chaque session et donc d’avoir au préalable clarifié ses objectifs et priorités.

Cela évite de s’atteler à une tâche à l’objectif flou, ou qui n’a pas de date de complétude définie ou de résultat attendu clair.

La méthode Pomodoro force ainsi à découper en tâches précises les projets, à transformer les montagnes insurmontables en escalier aux marches régulières.

L’avantage, c’est que tu n’as besoin de le faire que pour les tâches à accomplir pendant la sessions – pas pour les 3 mois à venir ! Ainsi, c’est une excellente façon d’avoir une direction à suivre suffisante pour ne pas s’éparpiller sans te perdre dans la planification de tous tes projets si ce n’est pas le moment.

A lire aussi : [Outil] Changer selon le principe du Kaizen : lentement mais sûrement

Mettre un peu de fun dans son organisation

La méthode Pomodoro donne un côté ludique à l’organisation.

Trop, dirons certains, qui la jugeront simpliste voire puérile.

Ne devrait pas être capable de se concentrer tout simplement sans avoir à faire appel à une tomate en plastique qui sonne?

Pourtant, pour les plus joueurs d’entre nous, jouer avec la montre peut être un bon boosteur.

Cela ne coûte de toute façon pas grand chose d’essayer ; petit à petit, à mesure qu’on construit l’habitude, qu’on muscle sa capacité d’attention, qu’on prend conscience du bienfait des pauses régulières, de préserver sa concentration, on pourra délaisser la tomate.

C’est pour qui ?

Je pense que tout le monde gagnerait à essayer la méthode Pomodoro, ne serait-ce que pour prendre conscience, justement, des différents mécanismes et fonctionnement de notre cerveau sur lesquels elle s’appuie.

La méthode est particulièrement adaptée…

  • Pour les personnes qui ont des difficultés à se concentrer sur une seule tâche à la fois
  • Pour celles qui ont du mal à commencer, les adeptes de la procrastination
  • Pour les personnes qui se dispersent beaucoup
  • Pour les facilement distraites
  • Pour celles qui peinent à accorder des blocs de temps ininterrompus à du travail de fond, et donc à faire avancer certains projets de longue haleine
  • Pour les personnes qui ont du mal à s’arrêter et s’accorder des pause
  • Et pour celles qui ont des difficultés à estimer le temps que prennent certaines tâches.

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