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9 bonnes pratiques pour des visio-conférences productives et engageantes

Avec le télétravail, il y a une autre pratique qui est entrée dans nos vies :  la visio-conférence !

Pour notre plus grand bonheur ?

Pas franchement.

La visio-nite aigüe est venue remplacer son aïeule - la réunionite.

Pourquoi ?

Parce qu’on est en mal d’échanges et que la visio est le meilleur ersatz au face-à-face physique que nous ayons trouvé. 

Parce que programmer une visio est un moyen de s’assurer que des sujets avancent - ou tout du moins, sont considérés - plutôt que de passer entre les grosses mailles du filet de nos boîtes mail et qu’on se dit souvent qu’une heure de visio sera plus efficace qu’un document partagé (ce qui ne se vérifie pas toujours)

Parce qu’on a moins de scrupule à imposer aux collègues deux visios d’affilée sans accorder de pause - après tout, on n’a même plus à bouger de notre chaise pour changer de salle.

Dans certains cas, parce que les visio font office de cataplasme pour micro-managers déboussolé.e.s de ne plus avoir leur équipe sous les yeux.

Problème

L’abus de visio peut être dangereux pour la santé, physique et mentale.

Sur le plan physique, il y a la fatigue visuelle, bien sûr, mais aussi les effets délétères liés au manque de mouvement lorsqu’on multiplie les visio toute la journée sans bouger, parfois sans même avoir le temps de s’autoriser une pause technique, un verre d’eau, un déjeuner au calme. 

Sur le plan mental, rester concentré.e lors d’une visio demande énormément d’énergie. 

Les messages sont plus difficiles à communiquer et à percevoir clairement, notamment parce que les signes non verbaux sont plus faibles et difficiles à détecter et à interpréter.

La distribution de la parole est elle aussi moins fluide. On a tendance à s’interrompre ou à l’inverse à ne pas oser parler.

Pour peu que notre intervention ne soit pas requise lors de la visio et qu’on ne soit là que pour assister aux échanges, il est facile de décrocher.

Notre attention est par ailleurs mise à rude épreuve par la multitude de sollicitations et de distractions et la tentation de faire autre chose en simultané -surtout si la caméra n'est pas activée.

S’ajoute le stress que peuvent générer les couacs technologiques : réseau qui saute, micro qui grésille, lien qui ne fonctionne pas…

D’autant plus qu’avec l’avènement de la visio en 2020 (merci la crise sanitaire), il a fallu se former à toute vitesse à une multitude d’outils - Zoom, bien sûr, Teams, Google Meet, Skype...


Bref, il y a un vrai risque pour le bien-être des collaborateur.ice.s

Heureusement, il existe quelques bonnes pratiques faciles à mettre en oeuvre, à adopter collectivement pour un usage plus serein (et moins frénétique) de la visio.

1. Consommer avec modération

Éviter de programmer des visios à tout va. Comme la réunion, la visio doit avoir un objectif et une utilité précise et avérée.

Dans la mesure du possible, si un échange asynchrone, un document partagé ou un coup de téléphone suffit, mieux vaut s’en contenter. 

Se montrer frugal également sur le nombre d’invités, d’une part pour ne pas faire perdre du temps inutilement mais aussi parce que plus le nombre de participants est élevé, plus il est difficile d’animer une réunion, de permettre à tout le monde de s’exprimer, de maintenir l’attention.

2. De l’air dans l’emploi dans du temps

Éviter d’imposer un enchaînement de visio à ses collègues (ou à soi-même).

Lorsqu’on n’a pas le choix, et que le seul créneau possible colle deux visio à la suite, en prendre note et accepter un léger retard des participants qui devront enchaîner, voire décaler de 5 minutes la réunion et la réduire d’autant si nécessaire.

Chacun.e devrait a minima être en mesure de prendre le temps d’aller aux toilettes, de s’hydrater ou de respirer 5 minutes.

Au-delà du bien-être individuel, c’est l’efficacité collective qui est en jeu : personne n’est mentalement frais et dispos après 2 réunions d'affilée.

3. Faire bon usage de la caméra

D’un côté, allumer la caméra permet de se voir ce qui est non seulement plus convivial, mais fluidifie aussi la communication puisque cela permet de détecter les signes non verbaux. 

D’un autre côté, cela force à redoubler de vigilance quant à sa posture, ses comportements, sa tenue, puisqu’on est en permanence sous l’oeil de la caméra et des participants.

Parfois, il est donc plus reposant de couper les caméras et de ne garder que la voix. 

Adapter en fonction de la situation : on laisse la caméra pour une première rencontre virtuelle, ou pour un moment convivial, on la coupe pour une présentation longue avec partage d’écran…

En télétravail et en visio, certaines personnes peuvent par ailleurs être gênées que l’on pénètre, même virtuellement, chez elle. 

Ne pas hésiter à flouter l'arrière-plan ou à utiliser des images d'arrière-plan. Zoom, Teams et Google Meet en proposent sans téléchargement. 


4. Etablir des règles communes

Adopter des bonnes pratiques partagées quant au déroulement des visio pour fluidifier l’échange. 

Par exemple : lever la main pour prendre la parole. Le tchat collectif est utilisé pour ceci, les tchats privés pour cela. On utilise le mode "mute" par défaut et on active le micro pour signaler qu’on veut prendre la parole...

5. Apprivoiser la technologie

N’est-ce pas formidable, cette techno qui nous permet d’entendre et voir dix personnes à la fois réparties aux quatre coins du monde ?

Si ! Mais c’est aussi épuisant, parfois, quand il faut se débattre avec son casque, son PC, son réseau, à longueur de journée.

S’équiper convenablement n’est pas toujours possible, mais de manière générale :

  • Privilégier les écouteurs ou le casque qui offrent une meilleure qualité sonore
  • Parler distinctement, assez fort, lentement pour être compréhensible à distance
  • Dans la mesure du possible, prévoir 5 mn d’avance sur une visio pour s’assurer que tout fonctionne correctement

6. Susciter l’engagement

En visio, on a tôt fait de perdre les participants en chemin pour peu que la conversation manque de rythme ou d’interaction.

Veiller à faire circuler la parole, vérifier que les personnes les plus silencieuses n’ont pas aussi quelque chose à partager, éviter de manière générale que la parole soit accaparée par une ou deux personnes et garder le rythme en évitant les monologues interminables. 

Eventuellement, assigner des rôles : animation, gestion du temps, prise de note...

Eviter les visio à rallonge. Au-delà d’une heure, difficile de rester concentré.e. Bien choisir l’horaire également (éviter la fin de journée par exemple)

7. Cultiver son  savoir-être

Les mêmes règles de savoir-être et savoir-vivre qu’en réunion s’appliquent :

Venir à l’heure ou prévenir. Démarrer à l’heure, finir à l’heure, respecter le timing.

Bonjour-merci-au revoir.

Ne pas couper la parole, se montrer respectueux et cordial.

Se montrer présentable si la caméra est allumée.

Se concentrer sur la visio en cours en évitant de faire autre chose en simultané.

8. Détendre l’atmosphère

On le sait, en télétravail, veiller à la qualité du lien, préserver la cohésion d’équipe et éviter l’isolement sont des défis de taille. 

A distance, il est d’autant plus important d’animer les échanges informels qui émergent plus naturellement en présentiel. 

Prévoir un temps d’échange - quelques minutes pour se donner des nouvelles, s’enquérir du moral des uns et des autres, etc - est toujours une bonne idée pour détendre l’atmosphère et préserver les liens. 

Pour éviter le petit moment de flottement en début de visio (vous savez, quand on attend tout le monde, qu’on ne sait pas trop si commencer ou non), imaginer quelques brise-glaces sympathiques comme une météo d’équipe, une devinette affichée à l’écran ou une musique d’attente !

 

Téléchargez notre liste de 19 brise-glaces pour animer les visio-conférences

 

9. Faire circuler l’information

Lors d’une visio, l’information est échangée à l’oral mais aussi à l’écrit via les tchats partagés. Contenus qui sont perdus une fois la visioconférence terminée.

Penser à reporter les informations qui s’y trouvent dans un document pérenne. 

Lorsque c’est pertinent, créer un document partagé pour y noter les décisions prises, les actions, etc.  

Des outils collaboratifs puissants, comme Klaxoon, se sont développés ces dernières années pour animer un échange à distance de manière vivante et variée. Ces outils ont des fonctionnalités d'export qui font que tout ce qui a été saisi est conservé

 

Passer autant de temps en visio est une nouveauté pour la plupart d’entre nous. Chacun.e a besoin de trouver le bon équilibre dans son emploi du temps et d’ajuster ses habitudes pour se sentir à l’aise avec cette pratique. 

Comme souvent, en discuter avec son équipe et mener une réflexion commune est la meilleure manière de parvenir à faire rimer réunions à distance avec dynamisme et efficience.

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