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RH, managers, collaborateurs : pour des entretiens professionnels fructueux, chacun doit faire sa part

Lorsqu’ils sont correctement préparés et menés, les entretiens professionnels profitent à tout le monde dans l’organisation.

Aux collaborateurs, qui ont l’opportunité de prendre en main leur parcours et leur projet professionnel, de faire part de leurs aspirations et besoins à leurs managers et de prendre soin de leur employabilité.

Aux managers, qui, d’une part, diffusent ainsi de l’attention auprès de chaque membre de leur équipe et contribuent à leur développement et qui, d’autre part, peuvent s’appuyer sur leur connaissance du projet professionnel de leurs collaborateurs pour anticiper les mobilités.

Aux RH, enfin, qui disposent ainsi d’un outil d’anticipation et ont l’occasion de transmettre des informations stratégiques concernant la vision, les enjeux et les perspectives de développement au sein de l’entreprise.

Cependant, pour que les entretiens professionnels soient à la hauteur de ces ambitions, il est crucial que chaque personne impliquée joue son rôle et coopère pour parvenir à des plans d’action pertinents.

C’est la condition sine qua non pour que les entretiens professionnels aient un impact réellement positif sur l’ensemble de l’organisation.

Concrètement, cela signifie :

  • Etablir un processus et des lignes directrices pour l’ensemble des entretiens afin que chacun sache à quoi s’attendre et ce qui est attendu de lui
  • Soigner la communication auprès des collaborateurs et des managers concernant la politique RH et tout ce qu’ils ont besoin de savoir pour un entretien fructueux
  • Former, si nécessaire, les managers à la conduite des entretiens, pour en faire un moment d’écoute et de partage dans une posture qui n'est pas la même que celle de l'entretien d'évaluation
  • Accompagner les collaborateurs dans la préparation des entretiens pour les aider à mettre des mots sur leurs aspirations et leurs besoins et ainsi à formaliser leur projet
  • Collecter de manière consolidée les informations qui viendront alimenter le plan de développement de compétences et la GPEC

En détails, voici quelques points auxquels chaque partie impliquée doit veiller.

Les RH et l'entretien professionnel

C’est aux RH de donner l’impulsion des entretiens professionnels, bien qu’ils ne les mènent pas directement. D’abord, parce que les entretiens relèvent d’une obligation légale. Charge à eux, donc, de s’assurer qu’ils ont bien lieu.

Ensuite, parce qu’il est important de veiller  à une certaine cohérence dans la façon dont ils sont menés par chaque manager et pour chaque collaborateur. Enfin, parce qu’ils n’ont de sens que s’ils s’intègrent dans un dispositif global de gestion des compétences, de la mobilité et des formations.

Les RH ont la responsabilité de définir et de partager les lignes directrices - en partenariat avec les managers, de préférence. Ces recommandations concernent notamment les objectifs des entretiens professionnels, ce qui en est attendu ainsi que les informations et données que la fonction RH souhaitent récolter afin d’établir son plan de formation et d’améliorer son offre de services aux collaborateurs.

Elles ont également un rôle important à jouer dans l’accompagnement des managers et des collaborateurs en amont.

Concernant les managers, il s’agit de :

  • Leur fournir les informations nécessaires en termes de stratégie, d'évolution des métiers, de dispositifs d'accompagnement et de formation
  • Les former à la conduite de ces entretiens, qui les sortent de leur posture habituel

Concernant les collaborateurs, il s’agit de :

  • Leur donner les moyens de préparer ces entretiens sérieusement
  • leur communiquer les éléments de contexte indispensables à cette réflexion : transformations, actualité, principaux projets, dispositifs RH…

Les managers et l'entretien professionnel

Au-delà de la nécessité de se tenir au courant de l’actualité de l’entreprise pour relayer l’information aux collaborateurs, il est judicieux pour les managers de pousser la préparation de chaque entretien un peu plus loin.

Les collaborateurs auront d’autant plus envie de partager leur projet et de se projeter vers l’avenir s’ils sentent que leur manager a fait l’effort de réfléchir à la discussion qu’ils s’apprêtent à avoir et s’est renseigné sur leur parcours en amont.

Pour les managers, il s’agit donc de prendre un peu de temps pour :

  • D’une part, faire le point sur le parcours du collaborateur depuis son dernier entretien : formations suivies, changements éventuels de poste, etc.
  • D’autre part, il peut être utile d’arriver à l’entretien avec quelques pistes en tête quant à l’évolution du collaborateur. Quelles seraient les compétences les plus pertinentes à développer ? Quelle évolution pourrait lui convenir ?

Par ailleurs, les managers devront se renseigner sur l’objectif des entretiens, la structure et les points à aborder obligatoirement.

A ce sujet, une courte formation peut s’avérer fort bénéfique.

Une formation est un bon moyen pour les managers d’acquérir quelques bonnes pratiques afin de mener ces entretiens efficacement. Elle permet aux RH de communiquer à grande échelle les informations stratégiques que les managers devront relayer aux collaborateurs.

Surtout, la posture n’est pas la même que pour un entretien individuel. Ce n'est d'ailleurs pas une bonne idée de les regrouper comme le font beaucoup d'entreprises pour des questions d'optimisation du temps...

Pour le collaborateur et l'entretien professionnel

L’objectif premier de l’entretien professionnel n’est pas de convaincre le collaborateur de suivre telle ou telle formation ou d’accepter une mobilité. Bien au contraire, il est de récolter son opinion sur le sujet, de mieux comprendre ses aspirations et ses besoins.

Les entretiens professionnels ont ainsi pour vocation d’inviter les collaborateurs à devenir acteurs de leur parcours.

Pas question, donc, d’arriver à l’entretien non préparé.

Pour les collaborateurs, le travail de préparation est avant tout un travail de réflexion autour de :

  • La période qui vient de s’écouler : faire le point sur les formations suivies et sur les évènements marquants et en tirer des enseignements
  • Leur avenir au sein de l’organisation : où ils se verraient dans 2 ans, vers quelle direction ils aimeraient évoluer…
  • Leurs besoins de développement : compétences acquises, lacunes, envies…

Cette démarche n’est pas toujours évidente à mener seule - par manque de temps, souvent, mais aussi parce que les collaborateurs ne savent pas toujours par quel bout entamer la réflexion, comment la structurer ou encore comment tirer des conclusions de leur expérience vécue.

Pour aider les collaborateurs à bien préparer leurs entretiens, des programmes en ligne commencent à voir le jour, permettant une réflexion courte et de qualité, accompagnée si nécessaire par les RH.

En conclusion...

Parce qu’ils concernent l’ensemble des salariés, les entretiens professionnels peuvent sembler compliqués à mettre en oeuvre et à suivre. Il peut être tentant de compter sur les managers et les collaborateurs pour faire en sorte que la démarche porte ses fruits, au risque de créer de fortes disparités d’une équipe à l’autre. Tentant, aussi, de se contenter d’un formulaire rempli par les collaborateurs sans que l’entretien ait lieu, ou encore de doubler l’entretien professionnel avec l’entretien d’évaluation sans lui accorder une attention suffisante.

En réalité, avec un peu de préparation et une bonne communication, les entretiens professionnels peuvent être un outil formidable, utile à tous.

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