Au quotidien, on reçoit bien souvent de multiples sollicitations, urgences plus ou moins urgentes, demandes et autres tâches qui viennent inexorablement se rajouter à notre to do list.
Il peut être difficile de savoir comment les hiérarchiser, de distinguer une vraie urgence, qui demande une attention rapidement, d’une fausse urgence, qui peut attendre. A la longue, cet arbitrage permanent peut être source de stress lorsqu’on ne sait plus où donner de la tête et qu’on a l’impression d’être dans le rush permanent avec 10 casseroles sur le feu.
Un des problèmes des urgences qui agitent le quotidien c’est d’une part qu’elles arrivent non hiérarchisées (un message urgent apparaît de la même façon qu’une demande non urgente dans la messagerie par exemple) et d’autre part qu’on manque souvent de grille précise et commune pour évaluer l’urgence réelle d’une tâche. Ce qui est urgent pour une personne (parce qu’elle a une présentation importante le lendemain) peut ne pas l’être pour une autre (parce que cette présentation n’a aucun impact sur ton projet).
Mieux vaut donc mettre a minima un système personnel de priorisation en place.
La matrice d’Eisenhower permet justement de gérer les sollicitations et d’apprendre à différencier l’urgence du reste.
La matrice d’Eisenhower se divise en quatre quadrants :
Urgent : est urgent ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement, soit en raison des conséquences potentielles négatives qui en découlerait, soit parce que cela signifierait perdre une opportunité.
Important : l’importance d’une tâche dépend de son impact sur ton objectif global et sur sa valeur ajoutée par rapport à cet objectif. En d’autres termes, contribue t’elle à une tâche essentielle de ton job ?
L’urgence peut être le résultat d’un imprévu ou d’une mauvaise planification (lorsqu’on attend la dernière minute pour faire quelque chose). Ainsi, une tâche peut parfois passer du quadrant 2 au 1. De même que du quadrant 3 au 1 lorsqu’elle prend plus d’importance que prévu.
Souvent, lorsqu’on laisse les sollicitations en tout genre et les urgences dicter notre emploi du temps, on finit par accomplir surtout des tâches de quadrant 3.
L’idée est de redonner du temps aux tâches du quadrant 1, à traiter en priorité, et 2, à planifier rapidement, pour les accomplir sereinement et d’être capable d’arbitrer l’urgence et l’importance de celles du quadrant 3 pour, si nécessaire, oser y dire non ou les déléguer.
Si la méthode semble simple, il n’est pas toujours évident de catégoriser certaines tâches, notamment parce qu’il y a une bonne part de subjectif dans l’évaluation des critères. Il y a donc intérêt à s’appuyer sur des indicateurs les plus objectifs et factuels possibles et à choisir les critères qui sont les plus pertinents par rapport à sa mission. Par exemple, pour un responsable commercial, corréler cela au montant du chiffre d’affaires.
Lorsque l’on reçoit de nouvelles sollicitations, qu’un imprévu surgit, on peut se référer à cette matrice et évaluer dans quel quadrant elle se trouve pour pouvoir ensuite décider de la stratégie à adopter.
Il ne s’agit pas de mettre en danger la qualité de la coopération, en refusant systématiquement de répondre aux sollicitations de collègues qui ont besoin de nous pour avancer, eux aussi, vers leurs propres objectifs mais de trouver une organisation qui soit acceptable pour tout le monde.
Pour mieux arbitrer, il peut être utile de demander des précisions. Souvent, en entreprise, on met une étiquette “Urgente” sur les demandes avec un peu trop de zèle pour être sûr d’obtenir une réponse.
Lorsque c’est le cas, il s’agit de demander à son interlocuteur de préciser :
Pour quand exactement ? Quel jour ? Quelle heure ? Pourquoi ? Quel est l’enjeu ? Qu’est-ce qui justifie cette urgence ?
Ensuite on est plus en mesure d’arbitrer…et de négocier un délai ou un objectif plus acceptable si nécessaire.
Nous avons conçu une formation en ligne pour aider les collaborateurs à adopter une organisation personnelle efficiente au quotidien et un mode de fonctionnement à la fois écologique et efficace, dans le respect des exigences de leur fonction et de leurs propres objectifs.
