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Chronobiologie et gestion du temps : la bonne tâche au bon moment

  • "Un point cette semaine ? Oui, j’ai un créneau vendredi entre 17h30 et 18h30 , ça te va ?"
  • "Allez, j’ai 1h avant ma première réunion du matin, je vais m’occuper de mes mails"
  • "J’ai besoin de 2h pour avancer sur ce dossier. Il me reste un moment entre 13h30 et 15h30 juste après mon déjeuner avec ce client, je le ferai à ce moment-là."

Au quotidien, la façon dont on gère nos emplois ressemble plus souvent à un jeu de Tétris qu’à une planification réfléchie et optimisée. On case ce qu’on peut, quand on peut.

On en oublie de se poser une question pourtant essentielle : est-ce vraiment le bon moment pour cette activité ou cette tâche ?

Comme si toutes les minutes se valaient en termes de disponibilité mentale et de capacité intellectuelle. Comme si notre niveau d’énergie devait (et pouvait !) s’adapter à notre charge de travail…et non l’inverse.

Le culte de la performance dans lequel on baigne depuis quelques décennies nous pousse à croire qu’avec de la volonté, de la discipline et des techniques bien rodées, nous pourrions nous transformer en machine de productivité : attentifs, créatifs et performants 8h par jour en continu ou presque.

Pourtant, dans le fond, on sait bien que c’est illusoire. On en a tou.te.s fait l’expérience.

Tous les litres de café du monde ne suffisent pas à nous éviter de piquer du nez après un copieux déjeuner. Cela demande beaucoup plus d’effort de se concentrer après une grosse journée de travail qu’à la première heure le matin. Au bout de 2h de brainstorming, ce n’est plus une tempête d’idées qui agite notre cerveau mais un trou d’air qui appelle à la pause.

Surfer sur ses variations d’énergie

Nos journées sont jalonnées d’une alternance naturelle de pics et de creux d’énergie, reflet de notre horloge interne.

Il y a le jour et la nuit, bien sûr, rythme qui alterne période de repos et période d’activités sur 24h, appelé le rythme circadien.

Bien que calqué sur la course du soleil, le rythme circadien varie d’une personne à l’autre – on parle souvent d’être plutôt du matin ou plutôt du soir par exemple, certaines personnes ont besoin de plus de sommeil que d’autres, etc.

Aujourd’hui, il est devenu très rare dans notre société que nos horaires de lever et de coucher suivent la marche du soleil ; notre sommeil est donc rarement synchronisé avec notre rythme circadien (heures de réveil forcées, coucher tardif souvent précédé d’une exposition aux écrans, nuits raccourcies, etc) bien qu’on puisse en percevoir nettement les signaux au cours de la journée.

Il y aussi un autre rythme, alternance de périodes plus courtes (90 min) de repos et d’activités : le rythme ultradien.

Ce rythme se répète tout au long de la journée et de la nuit et influe directement sur notre énergie et notre capacité de concentration et d’effort.

L’étude de ces rythmes biologiques est appelée chronobiologie.

L’objectif de cet article est de t’inviter à étudier ta propre chronobiologie pour intégrer ces informations dans ton organisation personnelle.

Plutôt que de chercher à contourner ces pics et creux d’énergie, à les ignorer en s'acharnant sur une tâche alors que les batteries sont à plat, mieux vaut apprendre à danser avec eux :

  • A quels moments de la journée ton énergie est-elle maximale ?
  • Comment peux-tu préserver ces moments pour les consacrer autant que possible à du travail de fond, les utiliser à leur plein potentiel ?
  • A quels moments ton énergie est-elle au plus bas ?
  • En fonction de tes fluctuations d’énergie, à quoi ressemblerait une répartition idéale de tes tâches et activités ?

C’est un enseignement précieux pour parvenir à une organisation efficiente et écologique pour toi, c’est-à-dire respectueuse de ton monde de fonctionnement et de ton bien-être et donc soutenable dans la durée.

Surfer sur tes variations d’énergie pour programmer, autant que possible, la bonne tâche au bon moment, t’apportera ainsi davantage de satisfaction et de sérénité dans ton travail.  

Cela t’aidera aussi, si nécessaire, à mettre les choses en perspective afin de t’autoriser des temps de pause lorsque les batteries sont à plat, et à déculpabiliser de ne pas parvenir à être 100% productif.ve sur 100% de ton temps au travail .

Comprendre ses rythmes

Je te propose une expérimentation, tirée du site Productive Flourishing.

Il s’agit de créer ta roue d'énergie pour rassembler de l'information sur :

  • Les plages horaires pendant lesquelles tu as le plus d'énergie, qui sont celles que tu as tout intérêt à dédier, dans la mesure du possible, à ton travail de fond, celui qui a le plus de valeur ajoutée pour toi
  • De manière plus générale, ton rythme naturel

Comment ça marche ?

  1. Télécharge le modèle de roue d'énergie sur le site Productive Flourishing et imprime-le en 5 exemplaires, recopie-le sur un carnet ou ouvre-le dans une application qui te permet de dessiner par dessus.
  2. La roue comporte 5 cercles de différentes tailles, pour marquer 5 niveaux de 1 à 5. Pour chaque plage horaire, indique ton niveau d'énergie en attribuant, si tu veux, un code couleur.

Charlie Gilkey, l'auteur du blog Productive Flourishing, a choisi d'attribuer les couleurs suivantes (cf schéma ci dessous) :

  • Rouge : niveau d'énergie maximum (niveau 5). Les plages horaires idéales pour des tâches complexes, du travail de concentration, créatif, de réflexion, qui demande une forte énergie mentale.
  • Orange : niveau d'énergie élevé (niveau 4). Possibilité d'avancer rapidement dans ses tâches, mais avec un peu moins de fluidité et un peu plus d'effort qu'en zone rouge. De bonnes plages horaires pour les réunions stratégiques ou créatives, la planification…
  • Jaune : niveau d'énergie moyen (niveau 3). Avec de l'effort, on peut être productif mais ce n'est pas le moment idéal. Adapté au rattrapage de mails, prise de RDV, rappels téléphoniques…
  • Vert : niveau d'énergie bas (niveau 2). Si on essaie d'accomplir du travail qui demande une forte énergie mentale, on se retrouve souvent à déployer beaucoup d'énergie pour peu de résultat, avec des difficultés à se concentrer
  • Gris : niveau 1. Temps dédié au repos et au sommeil


(Ce code couleur se base sur le principe des "heat maps" utilisées dans le web. Personnellement, j'aurais inversé le code couleur et mis le vert sur l'énergie maximale mais à toi de voir ce qui te parle le plus).

La roue de l'énergie de Charlie Gilkey, auteur du blog Productive Flourishing

Adapter au mieux ton emploi du temps

A partir de ces données, réfléchis à comment adapter ton emploi du temps pour coïncider au mieux avec ces variations d’énergie.

Sur quelles plages horaires as-tu le plus de flexibilité et d’autonomie concernant l’organisation de ton emploi du temps ? Parmi celles-ci, quelles sont celles où tu as le plus d’énergie ?

Par exemple, peut-être es-tu quasi-systématiquement en réunion entre 10h et 12h, mais qu’en revanche, entre 8h30 et 10h, tu es relativement libre de ton temps en plus d’avoir les batteries chargées. Plutôt que de passer 1h à consulter tes mails – ce qui est une habitude assez généralisée – peut-être pourrais-tu consacrer cette plage horaire à du travail de fond, au moins une fois par semaine ?

 

3 conseils pour aller plus loin

Te protéger des interruptions

Les plages en rouge sont celles où tu as le plus intérêt à protéger ta concentration.

Lorsque tu parviens à les consacrer à du travail de fond, mets en place des garde-fous pour éviter les interruptions. Coupe les notifications, éteins ton téléphone ou mets le en mode avion, ferme les onglets dont tu n’as pas besoin, etc

RDV sur notre article dédié : Déconnexion : 8 conseils pour protéger son attention au travail

Ton rythme…et le leur

La difficulté avec cet exercice c’est bien entendu que ton organisation ne dépend pas que de toi. Tu es aussi tributaire des emplois du temps de tes collègues, des réunions d’équipe, des horaires habituelles de bureau, etc.

Un premier pas pour aller vers une organisation collective respectueuse des rythmes du plus grand nombre, c’est prendre toi-même en considération le rythme de tes collègues :

  • Si tu peux, partage cet article avec tes collègues ou a minima la partie avec l’exercice et propose-leur de mettre en commun vos diagrammes
  • A partir de ces informations, vous pourriez déterminer les horaires de réunion idéale, peut-être mettre en place des règles pro-concentration. Par exemple, si tout le monde est au maximum de son énergie entre 9h et 10h30, prendre la décision d’éviter autant que possible toute interruption ou réunion avant 10h30 

Ce serait une petite révolution si cette bonne pratique était généralisée en entreprise !

Préserver ton énergie

Bien que nos rythmes naturels dictent en grande partie nos variations d’énergie, des leviers existent pour recharger les batteries en cas de baisse de régime, ou éviter de tomber à des niveaux trop bas.

Pour commencer, réfléchis :

  • Aux activités qui te procurent de l’énergie, physique et mentale. Qu’est ce qui te fait particulièrement du bien pour te ressourcer ? 10 minutes de musique classique, de marche à pied, un grand verre d’eau….
  • A contrario, qu’est-ce qui draine ton énergie ?

Le B.A.BA pour booster ton énergie

  • Veiller à ton alimentation. Un petit déjeuner consistant majoritairement en sucres rapides (comme une viennoiserie) et c’est la baisse d’énergie assurée au milieu de la matinée, de même qu’un déjeuner trop long qui a tendance à nous plonger dans une torpeur digestive en début d’après-midi. A la place, un petit déjeuner complet, qui allie protéines, céréales complètes et fruits par exemple, est un meilleur allié de ton énergie. Le midi, un déjeuner léger, digeste, t’aidera à affronter le plongeon d’énergie post-déjeuner
  • Boire souvent et suffisamment
  • S’étirer et faire des pauses fréquentes
  • Protéger ton sommeil, évidemment. Pas de sommeil, pas d’énergie. Le summum : la micro-sieste, pour récupérer.

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