Imaginez. Vous avez enfin trouvé la perle rare, le talent qui complètera parfaitement votre équipe. Vous pensez que le tour est joué. Vous ne mettez rien de particulier en place pour soigner son accueil.
Cette personne arrive le jour de sa prise de poste. Elle est à peine accueillie. Personne n’est là pour lui souhaiter la bienvenue, la guider, l’épauler. On la laisse se débrouiller seule dans ses nouvelles fonctions, pour décrypter l'organigramme et les rouages de l'entreprise.
Son enthousiasme à l’idée de démarrer ce nouveau travail retombe vite, laissant place à la consternation, au désengagement, à une baisse de confiance en soi et peut être à un départ.
Emmanuelle, commerciale de 37 ans, raconte : “Mon premier jour, j'ai déjeuné toute seule, je n'avais pas d'ordi et on m'a directement envoyée chez un client à 14h30. Ici, pour le onboarding tu prends un coup de pied dans le dos pour te pousser dans la piscine, et seuls ceux qui réussissent à nager peuvent rester."
Une première impression reste ancrée longtemps dans les mémoires.
Selon la DARES, plus d'un tiers des CDI sont rompus avant un an. Quel coût faramineux pour les entreprises !
A minima 40 000€ par recrutement raté selon Ouest France (entre les coûts d’intégration, de formation, la perte de productivité et le coût d’un nouveau recrutement).
Délaisser le onboarding, c'est gaspiller toute l’énergie mise dans le recrutement des candidats. C'est comme préparer de fabuleuses vacances et rater son avion. C'est oublier que le jeu du recrutement se joue à deux et que les collaborateurs ont, eux aussi, des attentes élevées concernant leur employeur.
Un onboarding soigné, a contrario, c'est l'occasion :
Moins de 20% des entreprises auraient formalisé une politique d’intégration.
Pourtant, selon un sondage Go2nextlevels / OfficeVibe de 2017, « les entreprises qui ont une procédure d’accueil fidélisent 2 fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas », et « 58% des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard. »
L’onboarding est une des pierres angulaires de l’Expérience Collaborateur. C’est là que le collaborateur prend le pouls de son nouvel environnement et crée les premiers liens humains qu'il gardera ensuite pour toute la durée de son expérience dans l'entreprise. Une des clés est d’assurer une continuité cohérente entre l’expérience de recrutement, les attentes du collaborateur et ce premier contact.
Il y a plusieurs façons de mettre en place un processus de onboarding.
Aujourd’hui, vous avez tout intérêt à prendre appui sur le numérique non pas pour remplacer le contact humain, mais bien au contraire, pour que le précieux temps en physique soit dédié à transmettre ce qui ne passera jamais par le digital.
Il n'est donc pas question de laisser vos nouveaux collaborateurs plantés devant leur écran toute la journée. D’ailleurs, chacun d’entre eux devrait être accueilli en personne, que ce soit par quelqu’un des RH, par son manager ou par tout autre personne désignée.
Cette personne sera en charge de souhaiter la bienvenue, de faire le point sur les jours qui vont suivre, ce qui attend le nouveau collaborateur, de répondre aux questions, et de faire éventuellement quelques présentations de l'équipe.
Les outils numériques, quant à eux, permettent de personnaliser le onboarding, notamment pour diffuser facilement le contenu essentiel concernant les règles et politiques de l’organisation, les personnes ressources, les services disponibles…
Le tout avec, généralement, des outils de suivi côté RH pour programmer l’ouverture des accès, connaître la progression d’un salarié, etc.
On le sait, le temps de mise à niveau est long et implique souvent une phase assez rébarbative pendant laquelle on n'est pas encore suffisamment opérationnel et on se sent souvent un peu perdu et inefficace. Avoir quelqu’un vers qui se tourner et sur qui s’appuyer permet de traverser cette période plus rapidement et aisément.
Le format blended (numérique + présentiel) offre donc le meilleur des deux modalités.
Un onboarding se prépare. Tout doit être en place le Jour J. L'objectif est que le nouveau collaborateur ait le sentiment d'être attendu, et déjà à sa place.
Pour ce faire, cela peut être utile de définir un processus standard, avec une checklist de tâches à faire pour chaque arrivée, à faire évoluer au fil des retours.
Pour décider comment construire le processus, demandez-vous :
Comment voulez-vous qu’un nouveau collaborateur se sente lors de son arrivée ? Quelles émotions souhaiteriez-vous qu’il ressente ? Dans quel ordre les informations devraient-elles lui parvenir ?
RH et managers ont tout intérêt à planifier ensemble le processus de onboarding, afin que chacun puisse prendre la responsabilité des volets qui leur correspond. Ainsi, le manager sera le plus à même d'expliquer l'organisation, ou qui est qui, tandis que les RH pourront se charger de toute la partie administrative mais aussi de la culture, du tour des lieux, des outils à disposition des collaborateurs…
Voici quelques bonnes pratiques.
Décider du début et de la fin de l’onboarding. Il peut être pertinent de le faire démarrer avant même la prise de poste, surtout quand les préavis sont de 3 mois afin de maintenir le contact. Pendant cette période vous pouvez inviter le collaborateur à des événements, ou envoyer une feuille de route quelques jours avant. Certains processus s’étalent sur 3 voire 6 mois.
Evidemment, ouvrir les accès nécessaires est un basique, mais qui n'est pas toujours acquis ! Créer une adresse mail, un accès au réseau interne de l'entreprise, fournir un guide des outils utilisés. Concevoir éventuellement des Wiki pour la prise en main des outils principaux.
Assigner un mentor ou « buddy » pour toute la période d’onboarding. Cette personne va servir de guide pour répondre aux questions, aiguiller le collaborateur et l’aider à décrypter son nouvel environnement
Eviter les pavés à lire dès le début de type « Livre d'accueil en 3 tomes ». Sans contexte, c'est horriblement rébarbatif. Faites la part des choses entre ce que le collaborateur a effectivement besoin de savoir dès aujourd'hui et les infos que vous pouvez distiller au fil du temps. Mieux vaut condenser en un document qui rend vraiment compte des valeurs, de l’esprit de l'entreprise.
Pour clore le processus, vous pouvez organiser un entretien de feedback pour inviter les nouveaux collaborateurs à partager leurs retours concernant le fonctionnement de l'organisation dans son ensemble et l’onboarding en lui même. C’est un bon moyen de profiter d’un regard neuf et de suggestions pertinentes.
Et vous, comment mettez-vous toutes les chances de votre côté pour que les premiers mois de chaque nouveau salarié soit un succès ?
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